หนังสือที่สอนการบริหารเวลา หยุดผัดวันประกันพรุ่งแล้วกินกบตัวนั้นซะ

เราต้องการความชัดเจน

การกินกบไม่ได้ช่วยให้เราประสบความสำเร็จ แต่การลงมือทำสิ่งที่ยุ่งยากที่สุด สิ่งที่เราไม่อยากทำมากที่สุดต่างหาก ความสามารถในการมีสมาธิมุ่งมั่นอยู่กับงาน และทำงานสำคัญนั้นให้เสร็จ จะเป็นตัวกำหนดว่าเราจะประสบความสำเร็จหรือไม่

แต่ความยุ่งยากมันจะเกิดขึ้น หากเราไม่มีความชัดเจน หากเราไม่รู้ว่าต้องทำอะไร ไม่รู้ว่าต้องการอะไร ไม่รู้วัตถุประสงค์ของงาน ไม่รู้เป้าหมายที่แท้จริงของงาน

หากเข้าใจวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน รู้ว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง คนธรรมดาก็สามารถทำงานนั้นได้สำเร็จได้อย่างดี และทำได้ดีกว่าคนฉลาดที่เอาแต่พูดและวางแผนการแยบยลแต่ไม่ยอมลงมือทำ

การขาดความชัดเจนเป็นสิ่งที่จะฆ่าเรา เพราะมันจะขัดขวางไม่ให้เราลงมือทำงาน ไม่มีใครขี้เกียจทำงาน แต่เพราะมันมีกำแพงที่มองไม่เห็นกั้นเราไว้ บางคนรู้สึกท้อแท้หากต้องทำงานใหญ่ๆ ให้เสร็จในเวลาอันจำกัด แบ่งงานให้เล็กลง แล้วเลือกทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน ทำงานสำคัญที่สุดให้เสร็จก่อนงานอื่นๆ ทำก่อนงานเร่งด่วนหลอกๆ

ความสามารถในการมีสมาธิมุ่งมั่นมีอยู่กับงาน ใจจดใจจ่ออยู่กับงานที่สำคัญ มันจะทำให้ทำงานได้สำเร็จได้ดี และทำให้เราประสบความสำเร็จ

การสร้างนิสัยที่ดี

สิ่งจำเป็น 3 อย่างสำหรับการสร้างนิสัยที่ดีคือ ต้องรู้จักเลือก ต้องมีวินัย ต้องมีความมุ่งมั่น ยกตัวอย่างเช่น การสร้างนิสัยการจดบันทึก สิ่งที่เราต้องการ

• จดบันทึกสิ่งที่ต้องการ
• เขียนเป้าหมาย
• กำหนดวันที่เราต้องการ
• ทำรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรุเป้าหมายนั้นๆ
• วางแผนจัดระเบียบงาน อะไรที่ต้องทำก่อนหลัง
• ลงมือทำทันที โดยที่ไม่ต้องรอ
• เริ่มต้นลงมือทำสิ่งเล็กๆ ในแต่ละวัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

หลังจากนั้น สิ่งสำคัญคือการผลักดันตัวเองไปข้างหน้าจนกว่าจะบรรลุเป้าหมาย ลงมือทำดีกว่านั่งรอ แต่การวางแผนก็สำคัญ

ทำรายการสิ่งที่ต้องทำก่อนที่จะเริ่มต้นทำงาน ก่อนที่จะเข้านอนในแต่ละคืน ให้ทำรายการในแต่ละระดับ เช่น รายการงานของวัน ของแต่ละสัปดาห์ ของแต่ละเดือน ใช้เวลางาน 10% วางแผน แล้วใช้เวลางานที่เหลืออีก 90% ลงมือทำ

Pareto principle (80/20 rule)

หลายคนมุ่งมั่นทำงานให้ได้เยอะๆ เน้นจำนวนของงานมากกว่าความสำคัญของงาน หลัก 80/20 บอกไว้ว่า 20% ของสิ่งที่เราทำ มันจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80% ของทั้งหมด

1. ค้นหางานสำคัญที่สุดที่คุ้มค่าเทียบได้กับงานทั้งหมดรวมกัน นี่เป็นกบตัวแรกที่เราต้องกิน เป็นงานท้าทายที่ยุ่งยากที่มักจะผัดวันประกันพรุ่ง
2. สิ่งสำคัญของการบริหารเวลาคือการควบคุมลำดับของเหตุการณ์ พยายามอดใจไว้อย่าทำงานเล็กๆ หรืองานง่ายๆ ก่อน แต่ให้เริ่มถามตัวเองว่า งานนี้มันใช่งาน 20% ที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80% หรือเปล่า

บางครั้งงานสำคัญอาจใช้เวลาพอๆ กับงานเล็กๆ น้อยๆ แต่มันจะสร้างความพึงพอใจจากการทำงานได้สำเร็จมากกว่า

คิดและมองในระยะยาว

คิดและวางแผนสำหรับอนาคตในระยะยาว 10-20 ปีข้างหน้า อย่ามองเพียงความสำเร็จหรือความพึงพอใจในระยะสั้น แต่ต้องรู้จักมองเหตุการณ์ที่จะเกิดในอนาคต เช่นความสำเร็จที่มันจะเกิดขึ้นจากการลงมือทำสิ่งเล็กๆ ในแต่ละวัน มันอาจจะไม่ได้เห็นผลที่ชัดเจนหรือวัดผลได้ในวันนี้ แต่ในระยะยาวผลลัพธ์มันจะค่อยๆ เพิ่มมากขึ้น และเห็นผลชัดเจนมากยิ่งขึ้น

อดเปรี้ยวไว้กินหวาน อย่ามัวหลงไปกับความสำเร็จหรือรางวัลที่เกิดขึ้นในทันที คนที่ล้มเหลวมักจะตัดสินใจทำเพื่อให้ลดความตึงเครียดลง ทำให้รู้สึกดีขึ้น แต่คนที่ประสบความสำเร็จคือคนที่มองเป้าหมายในระยะยาว แล้วเลือกทำสิ่งที่มันจะช่วยให้เข้าใกล้เป้าหมาย หลีกเลี่ยงงานที่ทำให้เกิดความพึงพอใจระยะสั้นๆ

เทคนิคในการดูว่างานอะไรที่สำคัญที่สุด งานเดียวที่เราควรทำในตอนนี้ โดยการถามตัวเอง

• อะไรที่เราทำแล้วเกิดคุณค่ามากที่สุด
• อะไรที่ทำแล้วมันจะสร้างความแตกต่างได้ชัดเจน
• อะไรที่เราใช้เวลาทำแล้วได้ผลคุ้มค่าที่สุดในตอนนี้

จัดลำดับความสำคัญของงาน

งานที่เร่งด่วนอาจไม่ใช่เรื่องสำคัญ และงานที่สำคัญอาจไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน ดังนั้นในแต่ละวัน เราควรเริ่มต้นลงมือทำงานตามลำดับความสำคัญ ไม่ใช่จัดลำดับตามความเร่งด่วนของมัน

1. งานแรกที่จำเป็นต้องทำทันที เป็นงานที่ส่งผลกระทบต่องานอื่นๆ
2. งานที่สองคืองานที่สำคัญรองลงมา เป็นงานที่ควรทำ
3. งานที่สามคืองานที่ถ้าทำได้ก็ดี
4. งานที่สี่เป็นงานที่เรามอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้
5. งานที่ห้าเป็นงานควรต้องกำจัดมันออกไป ไม่ต้องทำ

Job description ของเราคืออะไร

บริษัทจ้างเราเพื่อทำงานให้ได้ผลลัพธ์ ดังนั้นเราจะต้องระบุสิ่งที่เราถูกกำหนดให้ทำ หรือถูกจ้างให้ทำหน้าที่ต่างๆ  ยกตัวอย่างคนที่ทำงานด้านการขาย จะต้องมีทักษะเหล่านี้เช่น

• การหาลูกค้า
• การนำเสนอสินค้า
• การปิดงานขาย
• การบริการลูกค้า
• การจัดการเอกสาร

ระบุทักษะด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่ต้องทำ แล้วจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น รู้จักประเมินตัวเองในแต่ละด้าน ดูว่าทักษะไหนที่เราทำได้ดี หรือมีทักษะไหนที่ต้องปรับปรุง

หากเราปรับปรุงทักษะที่ยังมีจุดอ่อน เราก็จะเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้ ทุกคนมีจุดอ่อน ค้นหามันให้เจอแล้วปรับปรุง ถามตัวเองอยู่เสมอว่า อะไรที่เราทำได้ไม่ดี อะไรที่มันจะสร้างความแตกต่างและส่งผลต่ออาชีพของเราในอนาคต

ก้าวไปข้างหน้า ทักษะทุกอย่างเราสามารถพัฒนามันได้

Parkinson’s Law

Work expands so as to fill the time available for its completion.

ไม่มีใครที่จะชอบการบังคับ แต่ไม่ว่าจะเป็นงานอะไร เราก็มักจะใช้เวลาทั้งหมดเท่าที่กำหนดไว้ เช่น ถ้าหัวหน้าสั่งงานให้ทำเสร็จภายใน 2 วัน เราก็มักจะใช้เวลา 2 วันทำงานนั้น หากมีเวลาให้แค่วันเดียว แต่จะต้องทำงานที่ใช้เวลา 2 วัน เราก็ยังสามารถทำงานนั้นได้เสร็จทันเวลา

• ตอนเรียน เรามีเวลาทั้งเทอมให้ทำโปรเจคต์จบ เราก็จะทำตัวสบายๆ แล้วก็จะไปเร่งทำเอาตอนอาทิตย์สุดท้าย แล้วก็ส่งงานวันสุดท้าย มีเวลาทดสอบและเตรียมนำเสนองานแค่คืนเดียว
• ตอนสมัครงาน บริษัทส่งแบบทดสอบออนไลน์มาให้ทำ มีเวลาทั้งอาทิตย์ไม่ทำ แต่เราจะไปเริ่มทำเอาวันสุดท้าย
• ตอนทำงาน หัวหน้าสั่งงานให้งานง่ายๆ มา แต่ให้เวลาทั้งวัน เราก็มักจะใช้เวลาไปกับงานนั้น 1 วัน ถึงแม้ว่าทำจริงๆ แค่ชั่วเดียวก็เสร็จแล้ว

ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างที่ Parkinson’s Law มีผลกระทบต่อเรา

รู้จักพูดให้กำลังใจตัวเอง

การเปลี่ยนแปลงตัวเองเป็นเรื่องยาก การจะเปลี่ยนเป็นคนที่มีประสิทธิภาพได้นั้น เราจำเป็นต้องการความช่วยเหลือ ต้องการกำลังใจ ต้องการคนที่จะคอยกระตุ้นอยู่เสมอ

• หัดมองโลกในแง่ดี เพราะในเวลาที่เราต้องพึ่งตนเอง จะไม่มีใครคอยปลอบใจเรา
• พูดกับตัวเองดีๆ อย่ามองหรือประเมินค่าตัวเองต่ำ มั่นใจในตัวเอง เชื่อมั่นในตัวเอง
• มีกำลังใจและกระตุ้นตัวเองเสมอ อุปสรรคคือหนทาง ไม่ใช่สิ่งที่ขัดขวางเรา
• นึกภาพความสำเร็จและเป้าหมาย นึกถึงวันที่เราประสบความสำเร็จ

การกินกบตัวเป็นๆ นั้น เป็นการมองโลกในแง่ดี ที่จะลงมือทำสิ่งที่แย่ที่สุดก่อน มันยากที่จะเริ่ม แต่หากมัวแต่รอให้เกิดแรงบันดาลใจ คงไม่ได้ทำสักที

มีแต่มือสมัครเล่นเท่านั้นที่จะรอคอยเวลาจนกว่าจะมีแรงจูงใจ สำหรับมืออาชีพสามารถเริ่มต้นลงมือทำงานในแต่ละวันได้ทันที

การดองงานไว้ การผัดวันประกันพรุ่งมีแต่จะก่อให้เกิดผลกระทบแย่ๆ ตามมา หากรู้สึกว่างานชิ้นใหญ่เกินไป ก็ต้องแบ่งงานให้เล็กลง ให้ง่ายขึ้น แล้วเริ่มต้นลงมือทำ อย่ามัวแต่รอคอยจังหวะเวลาที่ดี เรียนรู้ที่จะกินกบตัวเป็นๆ ตัวนั้นซะ

บทเรียนที่ได้จากหนังสือ Eat that frog

• หากต้องการควบคุมชีวิตของตนเอง ก็ต้องรู้จักเปลี่ยนวิธีการทำงาน
• การลงมือทำคือหัวใจของความสำเร็จในการทำงาน
• คนที่ทำงานได้ดี คือคนที่รู้ว่าอะไรที่ควรทำ และจะต้องทำมันให้ดี
• การกินกบตัวเป็นๆ คือการระบุสิ่งที่สำคัญที่เราต้องจัดการ ด้วยใจที่เด็ดเดี่ยวที่จะทำให้มันสำเร็จ
• ความสามารถในการมีสมาธิมุ่งมั่นอยู่กับงานที่สำคัญ เป็นตัวกำหนดว่าเราจะประสบความสำเร็จหรือไม่
• คนที่ไม่สามารถทำงานสำเร็จบรรลุเป้าหมาย คือคนที่ไม่รู้เป้าหมายอย่างจัดเจน มองไม่เห็นและไม่ได้เล็งไปที่เป้าหมายนั้น
• กฎของความสำเร็จคือจดทุกอย่างลงไป เขียนเป้าหมายของเราเอาไว้
• ทุกๆ คืน ทำรายการของสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จโดยแยกเป็นระดับ ทำรายการของแต่ละวัน รายการของแต่ละสัปดาห์ รายการของแต่ละเดือน
• แจกแจงทักษะความสามารถของเรา อันไหนที่ควรต้องพัฒนาเพิ่ม อันไหนที่มันจะสร้างความแตกต่างให้กับอาชีพและความสำเร็จได้