การบริหารเวลา ควบคุมการใช้เวลาของเราอย่างมีประสิทธิภาพ

ในแต่ละวันเวลาคือสิ่งที่ทุกคนมีเท่ากัน แต่บางคนใช้เวลาทำสิ่งสำคัญ ทำให้เกิดประโยชน์ได้มากกว่าคนอื่นๆ เป้าหมายของการบริหารเวลา คือให้เรามีเวลามากขึ้นเพื่อทำสิ่งที่สำคัญ โดยการลดเวลาที่เราใช้ไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ

เรามีโอกาสได้สอนหลักสูตร Modern Office Management ให้กับนักเรียนกลุ่มเล็กๆ ที่มาจากภูฏาน เนื้อหาประกอบไปด้วยพื้นฐานของการบริหารงาน การทำงานในออฟฟิส มีเนื้อหาบางส่วนที่สรุปจากบทความที่เคยเขียนไว้ เช่น ทักษะการเรียนรู้ ผัดวันประกันพรุ่ง บริหารพลังงาน ส่วนห้วข้ออื่นๆ เราจะทยอยสรุปเป็นบทความเก็บไว้ ในบทความนี้จะเป็นเรื่องของการบริหารเวลา

Science of Learning
Time Management
Getting Things Done
Overcoming Procrastination
Management Foundations
Project Management
On Leadership
Energy Management

เรามีวันหยุดเหลืออีกกี่สัปดาห์

สมมติว่าเรามีชีวิตอยู่ได้ถึงประมาณ 70 ปี ถ้าตอนนี้อายุ 30 ก็จะมีวันหยุดเหลืออีกประมาณ 2000 สัปดาห์ ถ้าตอนนี้อายุ 40 ก็จะมีวันหยุดเหลืออีกประมาณ 1500 สัปดาห์ และถ้าใครอายุ 50 ก็จะมีวันหยุดเหลืออีกประมาณ 1000 สัปดาห์

พอนึกถึงวันหยุดที่มันน้อยลงเรื่อยๆ มันก็ทำให้เราอยากมีเวลามากขึ้น เพื่อทำสิ่งสำคัญ ทั้งที่บ้านและที่ทำงาน การได้ใช้เวลากับครอบครัวหรือเพื่อนๆ ให้มากขึ้น

บางคนอาจจะคิดว่า ในแต่ละวันจะต้องมุ่งมั่นตั้งใจเพื่อให้ประสบผลสำเร็จในที่ทำงาน หลังเลิกงานค่อยใช้เวลาที่เหลือพักผ่อนหรือหาความสนุก มันจะเป็นไปได้หรือเปล่า ถ้าเราอยากได้ทั้งความสนุกในการทำงานให้สำเร็จ และประสบความสำเร็จในการเล่นสนุกสนานหลังเลิกงาน?

การจัดลำดับความสำคัญของงาน

งานเร่งด่วนกับงานที่สำคัญมันแตกต่างกัน บางครั้งงานที่เร่งด่วนก็อาจไม่ใช่งานที่สำคัญ และงานที่สำคัญก็ไม่เร่งด่วน

I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.–Dwight D. Eisenhower

วิธีการที่จะช่วยให้เรารู้ว่างานไหนสำคัญหรือไม่นั้น ดูได้จากผลกระทบที่มันจะเกิดขึ้นในระยะยาว เช่น ในอีก 5 ปีข้างหน้า งานนี้มันจะยังสำคัญอยู่หรือเปล่า หรือถ้าเราไม่ได้ทำมัน เราจะรู้สึกเสียใจภายหลังไหม หรือมันเป็นงานที่มอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ไหม

ส่วนงานที่เร่งด่วนนั้น มักจะเป็นงานที่ขัดจังหวะ ทำให้เราต้องสลับไปทำงานที่มันเร่งด่วนกว่า

งานเร่งด่วนเกี่ยวข้องกับเวลาที่เราต้องทำ ต้องทำให้ทันเวลา ส่วนงานที่สำคัญจะเกี่ยวข้องกับระยะเวลาที่เราใช้ ต้องใช้ระยะเวลานาน

งานที่ไม่สำคัญ เช่น การซื้ออาหาร การซื้อของขวัญ เป็นงานที่เราควรใช้เวลาทำให้น้อยที่สุด ทำให้เสร็จเร็วๆ หรือมอบหมายงานให้คนอื่นทำ

Eisenhower Matrix

การจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยใช้แนวคิดของประธานาธิบดีสหรัฐฯ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ โดยประเมินตามความสำคัญ-ไม่สำคัญ เร่งด่วน-ไม่เร่งด่วน ทำให้สามารถแบ่งออกเป็น 4 กล่อง ได้แก่

Urgent and important งานที่สำคัญ และเร่งด่วน เป็นงานที่เราต้องรีบทำ และเป็นงานที่ต้องทำให้ดี
Urgent but not important เป็นงานที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ เป็นงานขัดจังหวะ ควรลดให้น้อยลงหรือมอบหมายให้คนอื่นทำ
Important but not urgent เป็นงานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ควรจะเป็นงานที่เราต้องใช้เวลาทำให้มาก
Not important and not urgent เป็นงานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน ควรงด เลิกทำ ไม่ควรมี

งานในกล่องที่ 1 มักจะเป็นงานที่เกิดจากการที่เราไม่มีเวลาทำงานในกล่องที่ 3 การที่เราทำงานสำคัญไม่เสร็จ เมื่อถึงเวลามันจะกลายเป็นวิกฤติได้

งานในกล่องที่ 3 ควรจะรวมงานที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันและปรับปรุงระบบให้ดีขึ้น เพื่อลดการซ้ำซ้อนของงานลง ลดความผิดพลาด ทำให้เราลดวิกฤติที่จะเกิดขึ้นในกล่องที่ 1 และงานเร่งด่วนที่ไม่สำคัญในกล่องที่ 2 ได้ และสุดท้ายเราก็จะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับกล่องที่ 3 ทำให้งานสำคัญมีความคืบหน้า

เป้าหมายของเราคือการได้ทำงานที่สำคัญให้มากขึ้น นั่นคือพยายามเพิ่มเวลาสำหรับงานในกล่องที่ 3 ให้มากขึ้น แต่เราไม่สามารถลดเวลาที่เราใช้สำหรับงานที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน ดังนั้นเราจึงต้องลดเวลาที่เราใช้ไปกับงานในกล่องที่ 2

การลดงานเร่งด่วนที่ไม่สำคัญ

เราสามารถลดงานในกล่องที่ 2 ได้โดยการใช้เทคนิคดังต่อไปนี้

การปฏิเสธ
การต่อรอง
การมอบหมายงาน
การปรับปรุงระบบ
การลดคุณภาพของงาน

บางครั้งเราอาจจะปฏิเสธงานไม่ได้ โดยเฉพาะงานที่เจ้านายสั่งให้ทำ หรืองานของลูกค้าคนสำคัญ แต่ถ้าเป็นงานที่พอจะปฏิเสธได้ เราก็ควรทำ

Learning to say no allows you to say yes.

ในแต่ละวันเราต้องตัดสินใจหลายๆ อย่างที่มันส่งผลกระทบกับชีวิตเรา เรียนรู้ที่จะปฏิเสธสิ่งที่มันทำร้ายเราหรือลดคุณค่าของเราลง เพื่อที่เราจะได้ทำสิ่งที่สำคัญมากกว่า สิ่งที่จะทำให้เรามีความสุข

ในบทความ คุณเป็นผู้ให้หรือผู้รับ ผู้ให้มักจะต้องได้รับผลกระทบจากการให้ ทำให้ไม่สามารถทำงานของตัวเองได้สำเร็จ ดังนั้นเราจึงต้องรู้จักต่อรอง เพื่อที่จะมีโอกาสได้ช่วยเหลือผู้อื่น และไม่เสียโอกาสที่จะทำงานส่วนตัวให้สำเร็จ

เราสามารถต่อรองเรื่องเวลาได้ เช่น เลื่อนเวลาออกไป ต่อรองระยะเวลาที่ต้องใช้ หรือเปลี่ยนสถานที่นัดหมายเพื่อลดเวลาที่ต้องเดินทาง

เราสามารถต่อรองเพื่อให้ได้สิ่งตอบแทนกลับมาด้วย เช่น ถ้าเราต้องเตรียมไฟล์สำหรับการนำเสนอ ก็ต้องให้คนอื่นทำหน้าที่เป็นผู้นำเสนอ หรือให้คนมาช่วยทำงานอื่นๆ ของเรา

การปรับปรุงระบบ รวมถึงขั้นตอนหรือการทำงานของแต่ละคน เพื่อลดความซ้ำซ้อนของงาน และเพื่อลดผิดพลาด จะช่วยให้มีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญ และนอกจากนั้น ยังมีเวลามากขึ้นสำหรับการป้องกันไม่ให้เกิดวิกฤติ

การลดคุณภาพของงาน เช่น ถ้าเราต้องเตรียมไฟล์สำหรับการนำเสนอในที่ประชุมภายในทีม เราก็ไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากนัก ไม่จำเป็นที่จะต้องทำให้โดดเด่นหรือสมบูรณ์แบบ

เริ่มต้นทำงานที่สำคัญก่อน

บางคนอาจจะคิดว่า ในแต่ละวันควรเริ่มต้นทำงานที่เร่งด่วนเล็กๆ น้อยๆ ก่อน เพื่อป้องกันไม่ให้มันสะสมมากขึ้นเรื่อยๆ หรือไม่ให้มันกวนใจเรา แต่งานเร่งด่วนมันมักจะเกิดขึ้นได้ตลอดทั้งวัน ดังนั้นถ้าเรามัวแต่ทำงานเร่งด่วนก่อน ผลที่เกิดขึ้นคือมันจะทำให้เราทำงานสำคัญไม่เสร็จ

การทำงานเร่งด่วนเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จ ทำให้เราเอาไปเขียนเป็นรายงานความคืบหน้าในแต่ละวันได้เยอะขึ้น ทำให้ดูเหมือนเป็นคนขยัน ทำงานดี

จำนวนงานที่ทำเสร็จในแต่ละวัน ไม่ควรเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จ

หนังสือดีไม่ใช่เพราะมันเล่มหนา เช่นเดียวกันกับงาน ที่ปริมาณไม่ได้บ่งบอกคุณภาพ แต่เป็นผลลัพธ์ของงานเท่านั้นที่สำคัญ ไม่มีใครต้องการทำงานเป็นเวลานานๆ แต่ก็ไม่ใช่ว่ารีบทำให้เสร็จแล้วรีบกลับบ้าน เราควรพักหลังจากทำงานเสร็จ

ถึงแม้จะรู้ดีว่าผลลัพธ์คือสิ่งที่สำคัญ แต่บางบริษัทหรือเจ้านายบางคนก็ยังให้ความสำคัญกับเวลาการทำงาน ทำให้เกิดวัฒนธรรมของการอยู่ให้ครบ 8 ชั่วโมง ให้ความสำคัญกับการทุ่มเทนอกเวลางาน ทำให้พนักงานทำงานในวันหยุดโดยที่ไม่รู้ตัว เช่น ต้องอ่านและตอบอีเมล

สมองจะหลั่งสารโดปามีน เมื่อเราทำงานเสร็จ ทำให้เมื่อไหร่ที่เราเปิดอ่านอีเมล แล้วได้ทำงานเร่งด่วนเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จ มันจะทำให้เราเกิดความพึงพอใจระยะสั้น ทำให้เราติดได้อีกด้วย แล้วมันก็จะทำให้เราต้องคอยแต่จะเปิดอ่านอีเมลตลอดทั้งวัน

งานเร่งด่วนเล็กๆ น้อยๆ ทำให้เกิดความพึงพอใจระยะสั้น แต่มันเทียบไม่ได้กับความสุขในระยะยาว ที่เกิดขึ้นจากการทำงานสำคัญให้สำเร็จ

มุ่งมั่นตั้งใจทำงานสำคัญก่อน

นาฬิกาชีวิต เป็นตัวกำหนดว่าเราจะง่วงนอนหรือเราจะตื่นตัวในช่วงเวลา 24 ชั่วโมง นาฬิกาชีวิตมีผลต่อระดับการตื่นตัวของร่างกาย มันทำให้เราตื่นตัวมากขึ้นหรือลดลงในแต่ละวัน คนส่วนใหญ่จะรู้สึกง่วงนอนตอนบ่ายโมงถึงบ่ายสาม และจะรู้สึกง่วงสุดๆ อีกทีก็ตอนตีสองถึงตีสี่ แต่ก็จะมีบางคนที่ต่างออกไป บางคนตื่นตัวสุดๆ ในตอนเย็น

ในตอนเช้า จะเป็นช่วงเวลาที่ผู้ใหญ่ ผู้สูงอายุสามารถมีสมาธิกับงานได้มากที่สุด

ดังนั้นถ้าเราต้องการทำงานสำคัญให้เสร็จ ถ้าเราต้องการมีสมาธิกับงาน เราก็ควรเริ่มต้นทำงานสำคัญให้เสร็จก่อน มุ่งมั่นตั้งใจทำงานสำคัญก่อนเป็นเวลา 90 นาที แล้วหยุดพัก หลังจากนั้นค่อยเปลี่ยนไปทำงานที่เร่งด่วนเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

การสลับไปทำงานงานเร่งด่วน จะทำให้เราเสียจังหวะและเสียเวลา กว่าที่เราจะกลับมามีสมาธิกับงานสำคัญได้อีกครั้ง จะต้องใช้เวลาถึง 20 นาที

งานที่ดูเหมือนเร่งด่วนบางอย่าง อาจจะไม่ใช่งานเร่งด่วนที่สำคัญ ให้ลองเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ โดยรอดูว่าถ้าเราไม่ทำอะไรกับมันเลย ให้ลองรอจนครบชั่วโมง ดูว่ามันจะเกิดปัญหาอะไรหรือเปล่า ถ้ามันรอได้ เราก็ควรใช้เวลาทำงานที่สำคัญก่อน

เป้าหมายของการบริหารเวลา คือให้เรามีเวลามากขึ้นเพื่อทำสิ่งที่สำคัญ โดยการลดเวลาที่เราใช้ไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ

อ้างอิงและหนังสือที่เราแนะนำ

Timing is Everything: Age Differences in the Cognitive Control Network are Modulated by Time of Day

วิธีบริหารเวลา ให้คุ้มค่าที่สุดในแต่ละวัน

การพัฒนาตนเอง