การพัฒนาตนเอง

การบริหารงาน การทำงานให้เสร็จ Getting Things Done

สิ่งสำคัญของการบริหารงาน การทำงานให้เสร็จ ไม่ได้อยู่ที่ปริมาณของงานที่เราต้องทำให้เสร็จ แต่เป็นสมาธิ การจัดการตนเอง และมุมมองของเราต่องาน พูดง่ายๆ คือ เป็นเรื่องของการจัดการงาน ความตั้งใจที่จะทำงานนั้น และการหมั่นคิดทบทวนให้เป็นระบบอยู่เสมอ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือความเครียดจะค่อยๆ ลดลง ความวุ่นวายที่เกิดจากงานล้นมือก็จะค่อยๆ ลดลง ทำให้เรามีสติรู้ตัวและมีสมาธิกับงานมากขึ้น

การรู้จักจัดการตนเองจะช่วยให้เราเป็นอิสระมากขึ้น ช่วยให้เราใช้ศักยภาพ ความสามารถและประสบการณ์เพื่อเติมเต็มชีวิตของเราให้มากขึ้น

แนวคิด การทำงานให้เสร็จ Getting Things Done ไม่ใช่เรื่องใหม่ เราจำได้ว่าเคยพยายามจัดระเบียบอีเมล ตามงานที่เราต้องทำ ตามประเภทของงาน และตามระยะเวลาที่เราสามารถทำงานให้เสร็จได้ เช่น เราจะแบ่งเป็น 2 Minutes, Deferred, Delegated และ Reference

แต่แนวคิดการทำงานให้เสร็จมันมีมากกว่าการจัดระเบียบอีเมล เรายังต้องเลือกทำสิ่งที่มันสำคัญ วางแผน ทบทวนและตั้งใจทำสิ่งนั้นให้เสร็จ

คนที่ทำงานด้าน Creative คนที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ไม่ว่าจะเป็นนักออกแบบ นักเขียน บางครั้งเราอาจจะคิดว่าคนที่มีทักษะด้านนี้ มักจะเป็นคนไร้ระเบียบวินัย เพราะคนเหล่านี้ไม่ต้องการจำกัดความคิด คนเหล่านี้ต้องการอิสรภาพ ต้องการพื้นที่ในการคิดอย่างสร้างสรรค์

แต่เมื่อเราเข้าใจสมองมากขึ้น เราพบว่า สมองเรามีไว้คิด ไม่ได้มีไว้สำหรับเก็บความคิด ความคิดมันจะไหลเข้าหัวเราได้ทั้งวันตลอดเวลา และเราก็รู้ว่า เราคิดได้ดีเมื่อสมองเราปลอดโปร่ง เราคิดได้ดีเมื่อเราไม่พยายามคิด  ความคิดสร้างสรรค์เกิดขึ้นในตอนที่เราไม่มีอะไรให้คิด ดังนั้นเราทุกคนต่างก็ต้องการมีวินัย ต้องรู้จักจัดการความคิดหรืองานที่อยู่ในหัว ปลดปล่อยมันออกไป อย่าพยายามจำ แต่ให้จดมันไว้ในที่ๆ เราเข้าถึงได้ง่ายๆ ที่ๆ เรามั่นใจว่าข้อมูลความคิดของเราจะไม่สูญหาย

เราคงไม่อยากจ้าง Designer ที่งานยุ่งทั้งวัน เพราะเค้าจะไม่มีโอกาสคิดงานสร้างสรรค์ให้เราได้

บางคนอาจจะถนัดในเรื่องของการคิดสร้างสรรค์ คิดภาพรวม มุมมอง บางคนถนัดในเรื่องของการจัดการ การควบคุมตนเอง มีระเบียบวินัย

เราจะเข้าถึงศักยภาพได้เต็มที่เมื่อเรามีทั้งความคิดสร้างสรรค์และมีระเบียบวินัย รู้จักจัดการตนเองเป็นอย่างดี คิดได้และลงมือทำด้วย

ความสำเร็จจะเกิดจากความสามารถในการคิดฝัน ไอเดียใหม่ๆ และยังจะต้องสามารถควบคุม จัดการทำให้ไอเดียให้มันเกิดขึ้นจริงได้ด้วย

บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตร Modern Office Management เนื้อหาประกอบไปด้วยพื้นฐานของการบริหารงาน การทำงานในออฟฟิส มีเนื้อหาบางส่วนที่สรุปจากบทความที่เคยเขียนไว้ เช่น ทักษะการเรียนรู้ ผัดวันประกันพรุ่ง บริหารพลังงาน ส่วนห้วข้ออื่นๆ เราจะทยอยสรุปเป็นบทความเก็บไว้ ในบทความนี้จะเป็นเรื่องของการทำงานให้เสร็จ Getting Things Done

ในบทความนี้เราจะรู้จักแนวคิด Getting Things Done หรือ GTD และนำมาใช้จัดการงานส่วนตัวหรืองานในออฟฟิส GTD จะประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอน ที่จะช่วยให้เราควบคุมชีวิตทำงาน ควบคุมเวลา และทำให้เรามุ่งมั่นมีสมาธิกับงาน

GTD ถูกคิดค้นขึ้นโดย David Allen เจ้าของผลงานหนังสือชื่อเดียวกัน Getting Things Done ทั้ง 5 ขั้นตอนไม่ได้เกิดจากการมโน แต่เกิดจากประสบการณ์การทำงานที่ยาวนานหลายปี

ความเครียดเกิดจากความต้องการที่มันมีมากเกินกว่าความสามารถในการรองรับ ความเครียดจะเกิดขึ้นเมื่อเรามีงานล้นมือที่ต้องจัดการในเวลาที่จำกัด ทำให้เราไม่มีสมาธิ ไม่รู้ว่าจะทำงานไหนก่อน ทำให้เราเหนื่อยล้า ทำให้เราท้อแท้

แนวคิด GTD เป็นเครื่องมือให้เราใช้กำจัดสิ่งรบกวน หรืองานเร่งด่วนเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่สำคัญ เพื่อให้เรามีสมาธิและมีเวลาให้กับงานที่สำคัญ หลักการของ GTD คือการตรวจสอบงานทั้งหมด แล้วจัดระเบียบ และทบทวนอย่างเป็นระบบ ทำให้เราสามารถมีสมาธิมุ่งมั่นกับงานได้ดีขึ้น ช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้ลดความเครียดลง ช่วยให้การสื่อสารราบรื่น ช่วยให้เรามีความคิดสร้างสรรค์ และแบ่งเวลาในที่ทำงานและที่บ้านได้ลงตัว

ใจเราจะไม่หยุดคิด จนกว่าเราจะรู้และคิดออกว่าจะทำอะไรกับความคิดนั้น และใจเราที่ยังคิดกังวล มันก็ไม่ได้ทำให้เกิดผลลัพธ์หรือความคืบหน้าของงาน

การเข้าควบคุมและจัดระเบียบงานประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอน

  1. Capture
  2. Clarify
  3. Organize
  4. Reflect
  5. Engage

จับความคิด Capture

ขั้นตอนนี้คือการจับความคิดที่อยู่ในหัวหรือสิ่งที่อยู่รอบๆ ตัวเรา อะไรก็ตามที่มันดึงความสนใจของเรา ไม่ว่าจะเป็นงานที่ต้องทำ รายงาน การประชุม จากนั้นเอามันออกจากหัว จดมันไว้ในที่ๆ เราเข้าถึงได้ง่ายๆ อาจจะเป็นสมุดบันทึกที่เราพกติดตัว หรือแอพจดบันทึกที่เราเข้าถึงข้อมูลได้จากมือถือและคอมพิวเตอร์ สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือ อย่าพยายามจำ ให้เอาความคิดออกจากหัวไปไว้ในที่ๆ ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย

เมื่อไหร่ที่เรานึกขึ้นได้ สิ่งแรกที่ต้องทำคือจดมันไว้

ในขั้นตอนนี้เราจะยังไม่คิดว่าแต่ละอย่างมันคืออะไร แล้วเราจะทำอะไรกับมันบ้าง แต่ในขั้นตอนนี้เราแค่นึกถึงและบันทึกไว้

สมองเรามีไว้เพื่อคิด ไม่ได้มีไว้สำหรับเก็บความคิด

ยิ่งเราพยายามจำข้อมูล มันก็จะยิ่งทำให้เรามีพื้นที่สำหรับคิดได้น้อยลง ดังนั้นมันไม่ใช่ว่าเราไม่มีความสามารถในการจดจำข้อมูลในปริมาณมาก แต่เราต้องการพื้นที่สำหรับคิดสร้างสรรค์ ไม่ต้องสนใจพัฒนาความจำ แต่ควรให้ความสำคัญกับการลืมความคิด เพื่อให้เรามีพื้นที่ว่างสำหรับแนวคิดใหม่ๆ ส่วนของเก่า เราก็จดบันทึกมันไว้ เมื่อถึงเวลาเราค่อยเอามันกลับมาคิดทบทวน

สิ่งที่เรานึกและจดบันทึกไว้เช่น

  • งานที่ยังไม่เสร็จ
  • งานชิ้นใหม่
  • เราตั้งใจว่าจะทำอะไร
  • เราสัญญาอะไรไว้
  • สิ่งที่เรารอคอย
  • ตารางงาน

If it’s on your mind, your mind isn’t clear.

แจกแจง Clarify

สิ่งที่เราจดบันทึกไว้ มันจะไม่มีค่าถ้าเราไม่ทำความเข้าใจ หลายครั้งสิ่งที่เราจดมันอาจจะไม่สมบูรณ์เพราะความรีบ เช่น แม่ เงิน ซื้อของ เราอาจต้องใช้เวลาคิดสักครู่ก่อนที่เราจะเข้าใจสิ่งที่เราจดไว้ ว่ามันคือการหาเงินไปซื้อของขวัญวันเกิดให้แม่

ในขั้นตอนนี้จะเป็นการตัดสินใจว่าเราจะทำอะไรกับสิ่งที่เราจดบันทึกไว้ มีอะไรที่เราทำได้ อะไรที่เราทำไม่ได้ อะไรที่สำคัญ อะไรที่เราทิ้งได้ มีอะไรบ้างที่เราทำได้เลยในตอนนี้ อะไรที่ต้องเก็บเอาไว้ก่อน

แจกแจงว่าแต่ละอย่างคืออะไร มีความหมายอะไร จากนั้นตัดสินว่าเราควรทำอะไรกับมัน เราต้องทำอะไรกับมันในตอนนี้หรือเปล่า ถ้าไม่ต้องทำ แล้วเราจะทิ้งมันไป หรือเก็บไว้อ้างอิง

การตัดสินใจที่เกิดขึ้น เช่น

  • ทำอะไรไม่ได้ ทิ้งมันไป
  • ถ้าเป็นงานที่ทำได้ อันดับแรกคืออะไร?
  • อาจจะต้องทำ แต่ยังไม่ถึงเวลา
  • เก็บไว้อ้างอิง

สิ่งสำคัญในขั้นตอนนี้คืองานที่เราทำได้ แล้วเราจะต้องคิดเพิ่มว่า แล้วหลังจากนี้เราต้องทำอะไรกับมันเป็นอันดับแรก ถ้ามีอย่างเดียวที่ต้องทำก็บันทึกไว้ใน Todo List แต่ถ้ามีหลายอย่างที่ต้องทำ ก็เก็บไว้ใน Project List

ตัวอย่างเครื่องมือที่ช่วยให้เราจัดการกับ Todo List หรืองานที่เราทำเสร็จได้ในระยะเวลาสั้นๆ หรือทำเสร็จใน 1 วัน เช่น Microsoft Todo ตัวอย่างเครื่องมือที่ช่วยให้เราจัดการกับ Project List หรืองานที่มันหลายขั้นตอน งานที่ต้องใช้ระยะเวลานาน เช่น Trello ส่วนคนที่ชื่นชอบการจดด้วยมือ ก็อาจจะใช้สมุดบันทึกตารางงานที่คุ้นเคยได้

วิธีง่ายๆ ที่จะช่วยให้เราผ่านขั้นตอนนี้ไปได้ โดยการใช้หลัก Three Ds

  • Do it ทำเลยถ้ามันใช้เวลาแค่ 2 นาที
  • Delegate ถ้าเป็นไปได้ มอบหมายงานให้คนอื่นทำแทน
  • Defer ถ้ายังทำตอนนี้ไม่ได้ ก็จัดลงใน Todo List หรือ Project List

จัดระเบียบ Organize

การจัดระเบียบงานเพื่อให้รู้ว่า งานนี้เราต้องทำเองไหม หรือมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ งานนี้ต้องทำวันไหน เป็นการจัดให้แต่ละอย่างอยู่ในที่ๆ มันควรอยู่ ให้ใครทำ ทำวันไหน ทำที่บ้านหรือที่ทำงาน หรือมันเป็นงานที่เรารอคอยจากใคร

ในขั้นตอนนี้จะเป็นการจัดระเบียบงานที่อยู่ใน Project List สิ่งสำคัญที่ต้องจัดระเบียบ เช่น ผลลัพธ์ของ Project แผนการหรือสิ่งที่เราต้องทำ ไอเดียที่ต้องการ การสนับสนุนในด้านการเงินหรือกำลังคน ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

รายละเอียดของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน ความซับซ้อนของ Project ถ้ามันเป็น Project เล็กๆ อย่างเช่นการวางแผนเตรียมตัวสอน เราก็คงทำแบบง่ายๆ มีแค่รายการหนังสือที่ต้องอ่าน รายการวิดีโอที่ต้องดู ไฟล์นำเสนอที่ต้องทำ อันไหนเสร็จก็ขีดฆ่าทิ้งไป

แต่ถ้าเป็น Project ของออฟฟิส งานของลูกค้า เราก็จะต้องทำแบบจริงจัง ทำตามขั้นตอนของ Project Management เช่น

  • กำหนดขอบเขต
  • งานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง
  • งบประมาณ เงินและเวลา
  • ประเมินความเสี่ยง
  • ติดตามความก้าวหน้าของงาน
  • รีวิว ทบทวน

ทบทวน Reflect

เรียนรู้จากประสบการณ์ มองย้อนกลับไป ดูว่าอะไรที่เราทำผิดพลาด อะไรที่เราควรแก้ไข อะไรที่เราสามารถทำให้ดีขึ้นได้

การทบทวนเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้เราปิดช่องว่างของ ความคาดหวัง กับความเป็นจริง สิ่งที่เราต้องการ กับสิ่งที่มันเกิดขึ้น

ขั้นตอนนี้จะช่วยให้เราเรียนรู้จากความผิดพลาด และไม่เสียเวลาเสียพลังงานทำผิดซ้ำรอยเดิม การทบทวนจะช่วยให้เราได้มุมมองใหม่ๆ จากข้อมูลล่าสุด

หยุดพักและใช้เวลาเพื่อคิด ทบทวนตารางงานของเรา มีอะไรที่เราลืมไปหรือเปล่า มีอะไรที่เราอาจจะผิดพลาดได้บ้าง มองย้อนกลับไป มองไปข้างหน้า

ลงมือทำ Engage

เมื่อทุกอย่างพร้อม แล้วเราจะรออะไร เมื่อรู้แล้วว่าสิ่งไหนสำคัญ สิ่งไหนที่ต้องทำก่อนหลัง สิ่งไหนที่เราต้องทำตอนนี้ ขั้นตอนนี้เรามักจะรู้แล้วว่า เราจะทำอะไรก่อน เราจะทำงานที่ไหน เราต้องการเครื่องมืออะไรบ้าง งานมันจะออกมาหน้าตาเป็นยังไง

ในช่วงเวลาหนึ่ง เราจะต้องเลือกทำงานที่มีความสำคัญมากที่สุดและเร่งด่วนที่สุดก่อน อาจต้องเลือกทำงานที่มีเวลาเพียงพอที่จะทำให้เสร็จ หรือมีพลังมีทรัพยากรที่เพียงพอ เลือกทำงานให้เหมาะสมกับตัวเรา เราถนัดทำงานสร้างสรรค์ตอนไหน หรือเราเรียนรู้ได้ดีในตอนไหน

การจัดการ การบริหารงานแบบ GTD ทั้ง 5 ขั้นตอน เป็นงานที่เราทำแบบต่อเนื่อง เราอาจจะมีช่วงเวลาที่เหนื่อย ช่วงเวลาที่เราหลุดบ้าง แต่สิ่งสำคัญคือการกลับมา ไม่ท้อแท้ไม่ล้มเลิก และทำให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

Reference

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Like what you read? Please share it with your friends so we can get their thoughts!

Previous ArticleNext Article

1 Comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.